Otrzymałeś wsparcie dotacyjne i minęła już euforia z tym związana? Zastanawiasz się jak sobie z tym dalej poradzić żeby nie zwracać środków? W tym wpisie przybliżamy proces wnioskowania o zaliczki i refundacje z dofinansowań w tej perspektywie unijnej.
Realizacja projektu współfinansowanego ze środków unijnych to nie tylko przygotowanie wniosku i jego ocena, ale również etap rozliczania ponoszonych wydatków. To właśnie wtedy pojawia się jedno z kluczowych pytań: czy lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z zaliczki, czy z refundacji?
Oba mechanizmy są dostępne dla beneficjentów, ale różnią się zasadami, terminami i ryzykiem, jakie trzeba uwzględnić w trakcie realizacji projektu. Poniżej znajdą Państwo praktyczne omówienie obu form oraz wskazówki, kiedy warto sięgnąć po zaliczkę a kiedy bezpieczniejsza będzie refundacja.
Zaliczka – szybki dostęp do środków
Zaliczka to forma finansowania, w której środki trafiają na konto beneficjenta jeszcze przed poniesieniem wydatków. Dzięki temu można rozpocząć realizację działań bez konieczności angażowania dużego kapitału własnego czy korzystania z kredytu pomostowego.
Wypłata zaliczki odbywa się na podstawie harmonogramu płatności ustalonego w umowie o dofinansowanie. Zwykle środki przekazywane są w transzach. Każdą transzę trzeba rozliczyć w określonym terminie – najczęściej w ciągu 30 dni(niektóre programy dopuszczają rozliczenie do 90 dni) od jej otrzymania. Ważne jest również, aby rozliczyć co najmniej 70% przyznanej kwoty, zanim będzie możliwe otrzymanie kolejnej transzy.
Jeżeli zaliczka nie zostanie wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem lub beneficjent nie rozliczy jej w wymaganym terminie, konieczny jest zwrot środków wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.
Zaliczka jest szczególnie korzystna, gdy:
- projekt wymaga znacznych nakładów inwestycyjnych już na początku,
- organizacja nie dysponuje wystarczającym kapitałem własnym,
- chcemy uniknąć finansowania zewnętrznego (np. kredytów pomostowych).
Refundacja – zwrot poniesionych kosztów
Refundacja to klasyczna forma finansowania, w której beneficjent ponosi wydatki z własnych środków, a dopiero później otrzymuje ich zwrot w formie dofinansowania.
Rozliczenie odbywa się na podstawie wniosków o płatność składanych zgodnie z harmonogramem projektu. W przypadku refundacji to beneficjent w pierwszej kolejności finansuje zakupy, usługi czy roboty budowlane, a następnie przekazuje do instytucji dokumenty potwierdzające poniesienie kosztów (np. faktury, umowy, dowody zapłaty).
Refundacja wymaga więc płynności finansowej – środki unijne trafiają do organizacji dopiero po ich wydaniu i udokumentowaniu. Z drugiej strony ryzyko związane z tą formą jest mniejsze: nie ma obowiązku zwrotu środków, jeśli dokumentacja została prawidłowo przygotowana i koszty uznane są za kwalifikowalne.
Refundacja sprawdza się najlepiej, gdy:
- beneficjent ma stabilną sytuację finansową i dostęp do własnych środków,
- koszty w projekcie są rozłożone równomiernie w czasie,
- chcemy uniknąć ryzyka związanego z koniecznością rozliczania zaliczek w krótkim terminie.
Wskazówki praktyczne dla beneficjentów
- Zawsze sprawdzaj zapisy umowy o dofinansowanie – szczegółowe zasady korzystania z zaliczek i refundacji mogą różnić się w poszczególnych programach i regionach. Zapisy dokumentacji mogą regulować całkowitą wielkość zaliczki, przykładowy zapis „Łączna kwota w formie zaliczki nie może przekroczyć 90% całkowitej kwoty dofinansowania”, oznacza to, że co najmniej 10% musi przyjąć formę refundacji.
- Prowadź wyodrębnioną ewidencję księgową dla projektu – to ułatwi przygotowanie wniosków o płatność i przyspieszy weryfikację.
- Pilnuj terminów – zarówno w przypadku zaliczek, jak i refundacji ich przekroczenie skutkuje odsetkami i problemami w rozliczeniu projektu.
- Dokumentuj każdy wydatek – faktury, protokoły odbioru, dowody zapłaty to podstawowe elementy kontroli wydatkowania środków.
- Dobierz formę finansowania do specyfiki swojego projektu – jeśli inwestycja jest kapitałochłonna, zaliczka może być koniecznością, natomiast w projektach o mniejszych wydatkach refundacja zapewnia większe bezpieczeństwo.
Wybór pomiędzy zaliczką a refundacją to decyzja, która ma istotny wpływ na płynność finansową oraz przebieg realizacji projektu unijnego. Zaliczka daje szybszy dostęp do środków, ale wiąże się z obowiązkiem szybkiego i szczegółowego rozliczenia. Refundacja wymaga większego zaangażowania własnych funduszy, lecz minimalizuje ryzyko zwrotu dotacji.
Najważniejsze jest, aby przed podpisaniem umowy o dofinansowanie dobrze przeanalizować własne możliwości finansowe, zapisy dokumentacji konkursowej oraz harmonogram projektu. Świadomy wybór odpowiedniej formy płatności pozwoli uniknąć problemów i sprawnie przeprowadzić rozliczenie projektu w perspektywie 2021–2027.
Jeżeli otrzymałeś wsparcie dotacyjne i potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w rozliczeniu projektu, zgłoś się do naszego działu rozliczeń projektów. Więcej informacji znajdziesz w naszej ofercie
https://najdaconsulting.pl/oferta/zarzadzanie-projektami/
Zaliczka a refundacja – porównanie w praktyce
| Aspekt | Zaliczka | Refundacja |
| Moment otrzymania środków | Przed poniesieniem wydatków | Po poniesieniu i udokumentowaniu wydatków |
| Płynność finansowa | Wymaga mniejszego kapitału własnego | Wymaga finansowania wydatków z własnych środków |
| Termin rozliczenia | Zwykle 30 dni(możliwy termin w niektórych programach wynosi 90 dni) na rozliczenie transzy w wysokości min. 70% | Zgodnie z harmonogramem |
| Ryzyko | Zwrot środków i odsetki przy braku rozliczenia | Niskie w przypadku prawidłowej dokumentacji |
| Kontrola i obowiązki | Ścisłe monitorowanie wykorzystania transz | Dokładne dokumentowanie poniesionych kosztów |
