Informacje wstępne

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Najda Consulting swoje dane osobowe, w tym naszych kontrahentów i ich pracowników, subskrybentów biuletynu informacyjnego, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Najda Consulting zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”)

Administrator danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest Najda Consulting siedzibą przy ul., Ks. Piotra Ściegiennego 27/14, 70-354 Szczecin. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: biuro@najdaconsulting.pl

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Najda Consulting to firma oferująca kompleksowe rozwiązania w zakresie pozyskiwania i rozliczania środków z Unii Europejskiej. Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje
Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem. art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO.
Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat.
Najda Consulting w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów i kontrahentów.
Rozpatrywanie skarg i reklamacji. art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami
Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń.
Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Do czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.
Prowadzenie działań
marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO.  Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków
prawnych spoczywających na Najda Consulting i związanych z nimi roszczeniami
(do 6 lat od odwołania zgody).
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Najda Consulting i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody).
Prowadzenie rekrutacji Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. c i lit. f RODO. Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok. Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO. Art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez lat 50, w niektórych przypadkach przez lat 10. 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe
pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.
Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/ współpracownika.

 

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością Najda Consulting będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

  • osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym współpracującym z Najda Consulting adwokatom i radcom prawnym w zakresie usług konsultingowych .
  • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa .
  • podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotowi świadczącemu usługi księgowe, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Najda Consulting i wyłącznie zgodnie z jego postanowieniami.

Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Najda Consulting przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • sprostowania swoich danych osobowych,
  • usunięcia swoich danych osobowych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
  • przenoszenia swoich danych osobowych.

Czy musisz podawać Najda Consulting swoje dane osobowe?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Najda Consulting z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z usług oferowanych przez Najda Consulting lub zostać jego pracownikiem/współpracownikiem musisz podać swoje dane osobowe.
W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez Najda Consulting danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane będą przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z uwagi na wykorzystywane rozwiązania teleinformatyczne dostarczane przez Microsoft.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.