Uzyskanie przez Beneficjentów dofinasowania to dopiero początek trudnej drogi zmierzającej do zrealizowania projektu i jego właściwego rozliczenia. Aby ustrzec się korekt finansowych nakładanych przez instytucje zarządzające środkami europejskimi należy ściśle przestrzegać zapisów Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, wydanych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej. W celu zrealizowania zakresu projektu Beneficjenci w pierwszej kolejności muszą wyłonić wykonawców, dostawców, usługodawców zgodnie z obowiązującymi przepisami. Poniżej najważniejsze informacje dotyczące stosowania zasady konkurencyjności.
Czym jest zasada konkurencyjności?
Jest to procedura opisana w wytycznych jaką Beneficjenci muszą stosować przy wyborze wykonawców zamówień realizowanych w ramach projektów. Co do zasady wszystkie wydatki nabywane w ramach projektu musi odbywać się z zachowaniem tej procedury.
Kiedy stosuje się zasadę konkurencyjności?
Obligatoryjny próg, przy którym stosuje się zasadę konkurencyjności to 80 000,00 zł netto. Ustalając szacunkową wartość zamówienia należy mieć na uwadze zsumowaną wartość wszystkich zamówień, która powinna być ustalona rzetelnie, uwzględniając przesłanki: tożsamości czasowej, podmiotowej i przedmiotowej wynikające z praktyki stosowania przepisów zamówień publicznych oraz wskazane w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności. Zgodnie z obowiązującymi wytycznymi poniżej progu 80 000,00 zł netto Beneficjenci i Wnioskodawcy zobowiązani są stosować generalną zasadę wyrażoną w pkt 3.2 pkt 1 Wytycznych, zobowiązującą ich do przestrzegania zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a także do działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny (tzw. rozeznanie rynku).
Rozeznania rynku dokonuje się w przypadku zamówień o wartości do 80 000,00 zł netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana za cenę rynkową. W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami. Cenniki można pozyskać ze stron internetowych wykonawców lub poprzez upublicznienie opisu przedmiotu zamówienia wraz z zapytaniem o cenę na stronie internetowej beneficjenta lub skierowanie zapytań o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia do potencjalnych wykonawców, itd. Jeżeli ustalona w wyniku rozeznania rynku cena rynkowa zamówienia przekracza 80 000,00 zł netto, bezwzględnie należy zastosować zasadę konkurencyjności.
Kiedy zasady konkurencyjności się nie stosuje?
Wyłączenia ze stosowania zasady konkurencyjności mają charakter szczególny, dlatego bardzo istotne jest prawidłowe przeanalizowanie charakteru projektu oraz listy wyłączeń wskazanych w Wytycznych. Niewłaściwe zinterpretowanie wyłączeń może prowadzić do nałożenia korekty finansowej na całość wydatku nabytego z wyłączeniem zasady.
Do najpopularniejszych wyłączeń można zaliczyć:
- umowy o pracę,
- wydatki w ramach uproszczonych metod rozliczania wydatków lub stawek ryczałtowych;
- usługi świadczone w zakresie prac badawczo-rozwojowych prowadzonych w projekcie przez osoby fizyczne wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, posiadające wymagane kwalifikacje, pozwalające na przeprowadzenie prac badawczo-rozwojowych zgodnie z tym wnioskiem;
- zamówień udzielanych na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r- Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2024 r poz. 1320);
- brak ofert lub brak ważnych oferty złożonych w przeprowadzonym wcześniej zapytaniu ofertowym zgodnie z zasadą konkurencyjności,
- zamówienia, które mogą być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę z jednego z następujących powodów:
1) brak konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze, gdy istnieje tylko jeden wykonawca, który jako jedyny może zrealizować zamówienie, albo
2) przedmiot zamówienia jest objęty ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej, gdy istnieje tylko jeden wykonawca, który ma wyłączne prawo do dysponowania przedmiotem zamówienia, a prawo to podlega ochronie ustawowej,
– o ile nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem sztucznego zawężania parametrów zamówienia.
Jak zasada konkurencyjności wygląda w praktyce?
Zasadę konkurencyjności można porównać do bardzo uproszczonego przetargu. Każdy etap należy udokumentować – ponieważ braki w dokumentacji mogą skutkować korektą finansową w wysokości do 25% dofinansowania dla poszczególnych wydatków/zamówień.
Procedura zasady konkurencyjności składa się z następujących etapów:
- szacowanie wartości zamówienia
- ogłoszenie zapytania ofertowego na specjalnie dedykowanej platformie przygotowanej przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej- Baza Konkurencyjności, oraz udzielanie odpowiedzi na ewentualne pytania i jeśli jest to konieczne modyfikacja treści zapytania ofertowego;
- zbieranie ofert poprzez dedykowaną platformę a następnie ich weryfikacja, ewentualne uzupełnienia i wyjaśnienia z oferentami;
- wybór najkorzystniejszej oferty oraz sporządzenie protokołu z wyboru;
- podpisanie umowy z wybranym wykonawcą.
Jakie są minimalne terminy składania ofert w ramach zasady konkurencyjności?
Zgodnie z obowiązującymi wytycznymi minimalnymi termiami w jakich możliwe jest składanie ofert w ramach zasady konkurencyjności to:
Dla zapytań na dostawy i usługi – 7 dni;
Dla zapytań na wykonanie robót budowlanych – 14 dni;
W przypadku zamówień dla których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza 5 538 000 EUR w przypadku robót budowlanych, a 750 000,00 EUR w przypadku dostaw i usług minimalny termin składania ofert wynosi 30 dni.
Terminy wskazane powyżej liczone są w pełnych dniach, dlatego ustalając termin należy każdorazowo wziąć pod uwagę zapewnienie potencjalnym wykonawcom wystarczający czas na przygotowanie oferty a także prawidłowo przeliczyć ilość pełnych dni.
Jakie są najczęściej popełniane błędy skutkujące nałożeniem korekty finansowej?
Do najczęściej popełnianych błędów skutkujących nałożeniem korekty finansowej należą:
- opis przedmiotu zamówienia utrudniający uczciwą konkurencję, w tym zawierający wskazanie znaków towarowych,
- brak ogłoszenia zapytania, czyli całkowite pominięcie stosowania zasady konkurencyjności
- Stawiane wykonawcom warunki są zbyt wygórowane niż faktycznie potrzebne do wykonania danej usługi lub dostawy, w szczególności dotyczące warunku zdolności technicznej i zawodowej,
- zbyt krótki termin na składanie ofert,
- Zawężenie konkurencyjności poprzez wymogi bądź nieuprawnione łączenie zamówień bez możliwości składania ofert częściowych,
- określenie dyskryminacyjnych warunków udziału w postępowaniu,
- wybór oferty niezgodnej z warunkami zapytania,
- niedozwolone powiązanie Wnioskodawcy z Wykonawcą. Nieudokumentowanie braku konfliktu interesów lub niejednoznaczne sytuacje dotyczące powiązań/braku powiązań pomiędzy zamawiającym a wykonawcą,
- niewystarczająca ścieżka audytu, czyli braki w dokumentacji skutkujące brakiem przejrzystości w procesie udzielania zamówienia.
