Twój projekt przeszedł ocenę pozytywną – co dalej?
Gratulacje! Twój wniosek znalazł się na liście rankingowej i możesz oczekiwać na oficjalne potwierdzenie przyznania wsparcia unijnego. To jednak dopiero początek dalszej procedury związanej z wykorzystaniem przyznanej dotacji – teraz czeka Cię przygotowanie dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie.
Dlaczego dokumenty są tak ważne?
Podpisanie umowy uzależnione jest od złożenia kompletu poprawnie sporządzonych załączników. Na ich przygotowanie instytucja zwykle daje bardzo krótki termin (7–14 dni). Jeżeli więc niektóre dokumenty wymagają dodatkowych działań, np. uzyskania pozwolenia na budowę czy promesy kredytowej, warto zatroszczyć się o nie z wyprzedzeniem. Braki formalne mogą doprowadzić nawet do utraty przyznanego dofinansowania.
Jakie dokumenty najczęściej trzeba dostarczyć?
Choć dokładny wykaz znajdziesz w piśmie potwierdzającym przyznanie wsparcia, zazwyczaj wymagane są m.in.:
- notarialnie potwierdzona karta wzoru podpisów,
- zintegrowane oświadczenie wnioskodawcy, oświadczenie dotyczące kwalifikowalności podatku VAT,
- zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (składki ZUS, podatki);
- zaświadczenia o niekaralności;
- oświadczenie o pomocy de minimis (lub jej braku),
- oświadczenie o statusie przedsiębiorstwa,
- dokumenty potwierdzające posiadanie wkładu własnego (np. umowa kredytowa, promesa bankowa, wyciąg z rachunku),
- pozwolenie na budowę (jeśli jest wymagane dla projektu)
- dokumenty środowiskowe (Natura 2000 lup Raport OOŚ) (jeśli jest wymagane dla projektu).
Na co zwrócić uwagę?
- Terminy – czas na dostarczenie dokumentów biegnie bardzo szybko, dlatego nie warto odkładać ich kompletowania.
- Źródła finansowania – instytucja może poprosić o dowody, że posiadasz środki na wkład własny.
- Indywidualne wymogi – w zależności od programu i rodzaju beneficjenta lista dokumentów może być inna.
W związku z cyfryzacją procesów w administracji publicznej oraz systemach obsługi funduszy unijnych coraz częściej zdarza się, że zarówno same dokumenty, które stanowią suplementy do umowy jak i sama umowa o dofinansowanie podpisywana jest z wykorzystaniem elektronicznego podpisu kwalifikowalnego. Warto zatem zadbać o to, aby osoby upoważnione do reprezentowania Wnioskodawcy posiadały kwalifikowalny podpis elektroniczny.
Jak długo czeka się na podpisanie umowy o dofinansowanie?
Na to nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Niestety z naszego doświadczenia wynika że w niektórych Instytucjach na szczeblu krajowym, Beneficjent któremu zostały przyznane środki unijne czeka nawet 4 m-ce na zawarcie umowy o dofinansowanie!
To jak szybko umowa o dofinansowanie zostanie zawarta zależy od wielu czynników takich jak:
– kompletności i poprawności złożonych załączników; (braki podpisów, nieaktualne zaświadczenia, niekompletnie wypełnione formularze);
– opóźnienia w pozyskaniu dokumentów zewnętrznych (pozwolenia, promesy, raporty)
– kwestie organizacyjne zarówno u Wnioskodawcy jak i w instytucjach;
– złożoności procedur w zależności od instytucji dysponującej środkami;
– zmiany w wytycznych lub regulaminach;
– konieczność konsultacji z innymi organami.
Pamiętaj!
Nie czekaj na oficjalne pismo, żeby zacząć działać. Im wcześniej zgromadzisz wymagane załączniki, tym spokojniej przejdziesz etap podpisywania umowy o dofinansowanie. Pamiętaj, że czas działa tu na Twoją niekorzyść – kompletowanie dokumentów w ostatniej chwili bywa trudne i ryzykowne.
